Par 
Expert :Pour l’ensemble des professions, la lettre de motivation doit accompagner le CV lors d’une recherche d’emploi. Mais celle-ci est encore plus nécessaire lorsque l’on est à la recherche d’un nouveau poste dans des professions administratives.
En effet des conditions de fonds mais également des conditions de forme vont devoir absolument être respectées afin de montrer que vous êtes un bon professionnel.
Les qualités à mettre en avant pour un travail d’assistant / agent administratif
Une bonne lettre de motivation doit respecter un certain nombre de conditions pour être la plus efficace possible.
Des conditions de forme
Lorsque l’on travaille dans le secteur administratif, il est évident qu’il faut savoir utiliser les logiciels de traitement de texte.
Il faut également bien connaître les règles de présentation d’une lettre :
- Vous devez mettre votre nom et vos coordonnées en haut à gauche; celles-ci sont essentielles si vous souhaitez être contacté
- Un peu plus bas à droite, il faut absolument inscrire les coordonnées les plus précises possibles de l’entreprise que vous contactez
- Juste en dessous le lieu d’où vous écrivez et la date à laquelle vous rédigez le courrier
- Sur la gauche, enfin, vous devez noter de la manière la plus complète possible l’objet de votre courrier : par exemple, « réponse à l’annonce numéro 5432 concernant le poste d’adjoint administratif au service des finances »
- Enfin commencez la lettre de motivation en vous adressant à une personne en particulier comme, à titre d’exemple, « Monsieur Dupond, » « Madame la Directrice » ou si vous ne trouvez pas d’interlocuteur « Madame, Monsieur »
Bien évidemment choisissez une écriture la plus sobre possible afin de rendre un travail clair qui ne puisse pas être critiqué.
Des conseils de fond
Faites plus qu’attention aux fautes d’orthographe car celles-ci ne pourront pas vous être pardonnées si vous postulez sur un poste administratif.
En effet, si vous êtes recruté pour assister un responsable et que vous ajoutez des fautes ou que vous en faites plus que lui cela risque fortement de poser des problèmes.
Pensez bien à toujours vous relire ou même à demander à quelqu’un de vous relire.
Il en est bien évidemment de même en ce qui concerne le style d’écriture.
Appliquez-vous à rédiger des phrases courtes avec un style le plus fluide possible.
Votre lettre de motivation est le premier travail que vous remettez à votre futur employeur, il est donc indispensable de traiter ce courrier comme si vous étiez déjà embauché.
Faites aussi très attention à ne pas parler que de vous dans la lettre de motivation.
Ne perdez pas de vue que votre CV doit montrer vos compétences et que votre lettre doit mettre en avant votre motivation pour l’entreprise que vous contactez mais également pour le poste sur lequel vous postulez.
Conseils pour votre lettre de motivation d’assistant / agent administratif
Quelles sont les qualités et compétences qu’il convient de mettre particulièrement en avant lorsque l’on recherche un poste d’agent administratif ou d’assistante dans le domaine administratif ?
1. La compréhension du poste sur lequel vous postulez
Votre lettre de motivation doit commencer par une phrase qui montre que vous avez compris le contenu du poste :
- “Vous êtes aujourd’hui à la recherche d’une assistante expérimentée”
- “Votre entreprise souhaite recruter une opératrice de saisie professionnelle…”
- “Dans le cadre du développement commercial de votre structure vous cherchez à vous offrir les compétences d’une assistante bilingue”.
Montrez toujours que vous savez où vous mettez les pieds et que vous êtes intéressé par l’entreprise :
- “Au regard de la réputation de votre entreprise, c’est tout naturellement que je me permets de postuler sur le poste ouvert au service des ressources humaines”.
2. Les compétences et connaissances que vous possédez
Dans un second temps, vous allez devoir montrer des compétences, des connaissances ou des savoirs indispensables pour un poste d’assistante administrative.
En fonction de l’annonce mettez en valeur vos compétences en bureautique ou dans les missions d’accueil.
Ne prenez pas non plus trop de place pour décrire vos compétences, c’est davantage le rôle du CV que de montrer tout ce que vous savez faire et quelles sont vos qualités.
La lettre doit donner envie d’aller plus loin et notamment de lire le CV en détail.
- “Mes dix années d’expérience sauront vous rendre les meilleurs services”
- “Ma connaissance parfaite du logiciel de comptabilité”.
Bien évidemment vous devez mettre en avant vos savoirs être qui sont importants. Mais pensez toujours à les appuyer sur des faits :
- “L’enthousiasme dont j’ai fait preuve lors de la réalisation de mon projet”
- “La patience que j’ai développée en travaillant dans une maison de retraite”.
3. Le lien entre les besoins de l’entreprise et vos compétences
Faire le lien entre ce que vous savez faire et ce qui est demandé pour le poste est absolument essentiel.
- “Vous recherchez une secrétaire bilingue ce qui explique que je vous fais parvenir ma candidature car je parle l’anglais de manière courante”
- “Ma connaissance complète du logiciel Excel m’amène tout naturellement à postuler sur ce poste dont le rôle essentiel consiste à élaborer des tableaux de bord”.
Avec ces formulations vous montrez que vous avez compris le contenu du poste mais également que vos compétences sont en adéquation.
Ainsi, vous montrez que vous êtes la meilleure candidate pour ce poste, que vous êtes le candidat qui s’impose tout naturellement.
3 exemples de lettre de motivation d’assistant / agent administratif
Exemple 1 : Lettre de motivation d’agent administratif débutant
Madame Durant,
Votre entreprise est aujourd’hui à la recherche d’une personne pour réaliser des missions d’accueil et des tâches d’enregistrement de courrier, ce qui explique que je me permets de vous faire parvenir ma candidature. Ceci d’autant plus que travailler dans une association caritative a beaucoup de sens pour moi.
Je suis titulaire d’un bac professionnel ce qui m’a permis de commencer à acquérir des compétences diverses lors des différents stages que j’ai été amenée à réaliser pendant ma formation. Vous pourrez d’ailleurs le découvrir à la lecture de mon CV.
J’ai eu l’occasion de travailler à l’accueil des différentes structures au sein desquelles j’ai réalisé mes stages ce qui m’a permis de comprendre de quelle manière accueillir le public de manière physique ou téléphonique.
Motivée, enthousiaste et dynamique, je serai très heureuse de rejoindre vos équipes et d’ainsi de participer à la réussite de votre activité.
Dans l’attente d’une rencontre prochaine, je vous prie d’accepter Madame Durant, l’expression de mes salutations distinguées.
Exemple 2 : Lettre de motivation d’assistant administratif confirmé
Madame, Monsieur
Votre entreprise de transport routier est aujourd’hui à la recherche d’une personne expérimentée en capacité de s’adapter rapidement sur le poste. Connaissant la réputation de sérieux de votre structure, c’est avec enthousiasme que je me permets aujourd’hui de vous faire parvenir ma candidature.
Je possède plus de 15 ans d’expérience dans le transport des hommes et des marchandises, notamment dans l’organisation des plannings des chauffeurs. C’est pour cette raison que je pense pouvoir vous rendre les meilleurs services dans les meilleurs délais.
Ma connaissance de ce secteur d’activité fait de moi une personne totalement consciente de la disponibilité nécessaire et des savoirs être à développer pour réussir, et ce tant au niveau des équipes que de la clientèle toujours plus exigeante.
J’espère pouvoir vous convaincre de l’adéquation entre mon parcours et le profil que vous recherchez lors d’une prochaine rencontre.
Dans l’attente, je vous prie d’accepter Madame, Monsieur l’expression de mes salutations distinguées.
Exemple 3 : Lettre de motivation d’agent administratif pour un poste dans une mairie
Monsieur le Maire,
Vos services viennent de publier une offre d’emploi sur un poste d’adjoint administratif à l’accueil des services techniques. Désireuse de participer à la réussite de la politique de ma ville, c’est tout naturellement que je me permets de vous faire parvenir ma candidature aujourd’hui.
Je possède plusieurs années d’expérience dans le secrétariat d’entreprise qui m’ont permis d’acquérir des compétences multiples dans l’organisation du travail, l’accueil du public et l’utilisation des différents logiciels de bureautique. Ces compétences pourront tout à fait être transférées dans le secteur public.
Au regard des missions décrites dans l’annonce je pense pouvoir tout à fait correspondre aux attentes tant en ce qui concerne les savoirs faire que les savoirs être.
De plus, j’ai un profond attachement pour le service public et l’intérêt général. La lecture de mon CV vous permettra à ce titre de découvrir ma participation dans plusieurs associations de la commune.
Je suis motivée et enthousiaste à l’idée de travailler pour les administrés de ma commune. J’espère d’ailleurs pouvoir vous le démontrer lors d’une prochaine rencontre.
Dans l’attente, je vous prie d’accepter, Monsieur le Maire, l’expression de mes salutations les plus distinguées.
La personnalisation de votre lettre de motivation d’agent administratif est clé
Vous venez de lire quelques exemples de lettre de motivation.
Bien évidemment vous pouvez vous en inspirer mais pensez toujours à personnaliser le plus possible votre courrier.
L’effort que vous aurez alors réalisé sera une vraie preuve de votre détermination et de votre motivation pour le poste.
Ceci représente davantage de travail mais je peux vous assurer que ce n’est qu’à ce prix là que vous décrocherez l’emploi que vous recherchez.
