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Expert :Il n’est pas toujours simple de manager des femmes et des hommes.
En effet, certains profils ont des caractères plus difficiles que d’autres.
Comme dans la vie de tous les jours, il convient de faire preuve de technique pour recadrer un collaborateur sans pour autant le braquer, ce qui risquerait de rendre la situation encore plus compliquée à gérer.
Stéphane M., directeur RH depuis de 20 ans, va nous expliquer ses tactiques pour faire face à ce type de problème.
1. Ne pas laisser une situation s’enliser
Le management est un art difficile, mais il faut essayer de tout mettre en œuvre pour se le rendre le moins difficile possible.
Il est donc toujours nécessaire d’affronter les difficultés.
En effet, ne pensez pas que les choses vont se régler juste parce que vous allez les étouffer. Si cela était vrai, cela se saurait et toute le monde utiliserait cette tactique.
Même si à court terme la situation semble se calmer, je peux vous assurer que la difficulté quelle qu’elle soit fera son retard tôt ou tard.
De plus, vous verrez qu’en gérant la situation le plus en amont possible, vous en éprouverez une grande satisfaction ce qui vous enlèvera en parallèle un gros souci.
2. Intervenir de manière précise
Lorsque l’on doit recadrer un membre de son équipe, quel que soit son caractère, il faut toujours le faire de manière très précise.
Dans la mesure du possible, il est bien de commencer par un entretien pour rappeler les règles (n’hésitez pas à faire cet entretien à deux pour avoir la certitude que les choses ont bien été entendues par l’employé).
Dans un second temps, il est aussi tout à fait opportun, de le confirmer par écrit : il est possible de rédiger un courrier personnel ou de faire un compte rendu de l’entretien qui pourra être diffusé plus largement.
Quoi qu’il en soit, ne tournez pas autour du pot.
Soyez précis dans ce que vous reprochez.
Par exemple :
« Tes retards ne sont pas acceptables ; si je les acceptais, je serai injuste vis-à-vis du reste de l’équipe »
« Vous avez commis plusieurs erreurs sur la saisie des factures et notamment la numéro 021 ce qui est préjudiciable pour l’entreprise mais aussi pour le fournisseur ».
En étant parfaitement précis, vous voyez que le collaborateur ne pourra qu’avouer ses erreurs ; si vous restez vague cela ne sera pas aussi efficace.
Il est donc absolument essentiel de parfaitement bien préparer l’entretien de recadrage ce qui ne permettra pas à votre employé de vous prendre à défaut grâce à une mauvaise fois assez fréquente chez ce genre de collaborateur.
Écrivez tout ce que vous reprochez et essayez au maximum d’anticiper les arguments du salarié.
De cette manière vous devriez être en position de force et ainsi parfaitement bien résoudre le problème.
De plus, de cette manière vous pouvez avoir l’espoir de le résoudre de manière définitive.
3. Mettre la personne devant ses erreurs
Lorsque vous allez recevoir le salarié ou l’agent de la fonction publique et que vous allez commencer à le recadrer, il est essentiel de le mettre face à ses erreurs.
Commencez toujours par dire, pour ne pas le braquer, que tout le monde peut commettre des erreurs et qu’en soit ce n’est pas forcément grave.
Mais qu’en revanche, il vient de réaliser une mission de façon moyenne et que cela peut être un problème.
Il ne faut bien sûr pas dramatiser la situation mais il faut tout de même relever les erreurs.
Par exemple :
« Je suis au regret de noter que vous avez terminé ce dossier en retard ce qui est un réel problème pour mon organisation et pour celle du service »
« Je ne peux pas accepter que vous reprochiez à votre collaboratrice de ne pas avoir réalisé le tableau de suivi alors que vous ne lui avez pas procuré les données ».
Les exemples pourraient se multiplier à l’infini mais ce qui est essentiel c’est de bien mettre la personne face à ses erreurs.
Tout ce qui est factuel est parfaitement incontestable et c’est ce que vous devez rechercher face à un collaborateur difficile.
4. Lui faire comprendre que vous êtes le responsable
Très souvent, j’ai pu remarquer que les personnes difficiles à manager recherchaient les limites (un peu comme des enfants capricieux).
Il ne faut donc rien laisser passer et rappeler que vous êtes le responsable, le manager, le chef de service.
Même s’il n’est pas toujours conseillé ni bienvenu d’user de cette manière de son autorité, parfois cela peut avoir son utilité.
Il peut même être pertinent de rappeler à la personne que vous êtes son responsable et que si cela ne lui convient pas, elle est libre d’en référer plus haut ou même de demander à changer de poste de manière définitive.
Nous sommes ici dans une situation assez extrême mais qui peut parfois s’avérer indispensable.
Le fait de bien montrer votre autorité, de manière assez ferme, va permettre également à la personne de se calmer et de modifier son comportement vis-à-vis de vous.
Le risque est que ce caractère difficile ne se déplace et que de fait l’employé en question aille embêter quelqu’un d’autre. Ne rêvons pas, les personnes qui ont des tendances à embêter le monde ne modifient pas forcément totalement leur comportement.
5. Recadrer en confiant de nouvelles missions
Parfois lorsque l’on sait qu’il va être difficile de trouver une solution efficace, le mieux va être de confier de nouvelles missions ou de nouvelles tâches à la personne.
Le changement de service ou de poste peut ainsi servir de solution pour gérer au mieux le problème.
Le recadrage va tout de même être nécessaire (il doit d’ailleurs être particulièrement ferme dans cette hypothèse pour être parfaitement bien compris) mais il va précéder le changement de poste :
« Les relations qui existent dans le service de par votre comportement de ces dernières semaines, m’obligent à vous déplacer dans un nouveau service avec de nouvelles responsabilités ; je compte d’ailleurs sur vous pour prendre un nouveau départ ce qui nous permettra d’oublier ce qui vient de se passer ».
De cette manière, vous recadrez, vous écartez le problème et surtout vous mettez la balle dans le camp du salarié qui vous pose un problème.
S’il ne réagit pas de manière positive dans les jours suivants, il sera toujours temps de prendre des mesures un peu plus radicales et un peu plus sévères comme une sanction.
6. La sanction comme outil de recadrage
Que ce soit dans le secteur privé ou dans le secteur public, il existe de réelles possibilités de sanctions.
Un comportement inadapté ou des mots déplacés peuvent tout à fait être le préalable à une sanction.
Soyons clairs, ce n’est pas du tout la meilleure manière de manager mais cela peut à certaines occasions permettre de mettre fin à une situation de conflit pour laquelle il n’y avait aucune sortie possible à très court terme.
Le risque ici est que cela peut braquer la personne et que de cette manière la situation ne s’arrange pas, mais vis-à-vis des autres membres de l’équipe il y a des moments où malheureusement, il devient nécessaire de prendre des mesures un peu plus radicales.
En effet, si vous ne faites rien vous finirez par décourager le reste de l’équipe.
