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Expert :Il arrive que dans les entreprises les plus performantes en termes de ressources humaines, il soit demandé de réaliser un rapport d’étonnement.
Celui-ci peut avoir une particulière utilité pour améliorer le fonctionnement de la structure, mais aussi pour rendre l’accueil d’un nouvel arrivant plus efficace.
Le rapport d’étonnement peut avoir pour rôle de permettre de critiquer un mode de fonctionnement tout en autorisant la créativité chez ceux qui le souhaitent.
Stéphane M., directeur RH depuis 20 ans, va nous expliquer comment maximiser l’utilisation de ce rapport d’étonnement.
Un rapport d’étonnement pour permettre la critique des modes de fonctionnement
Le rapport d’étonnement qui n’est pas toujours utilisé dans les entreprises ou les administrations doit être défini avec précision tout en sachant qu’il n’y a rien de réglementaire dans cet outil.
Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ?
Il s’agit d’un rapport ou d’une synthèse qui va être conçue par un salarié nouvellement embauché, voire qui vient de changer de fonction de manière assez significative.
Le rapport d’étonnement permet de bénéficier d’un regard neuf sur le fonctionnement de la structure qui peut encore être très utile pour remettre en question un certain nombre de pratiques professionnelles ou organisationnelles.
À quelle période faire un rapport d’étonnement ?
Le rapport d’étonnement ne doit être réalisé ni trop tôt ni trop tard.
En effet, trop tôt cela ne permettrait pas d’avoir un avis assez complet et une vision assez large pour que le rapport d’étonnement soit suffisamment complet.
Et, au contraire, trop tard cela risquerait de donner quelque chose qui ne soit plus assez étonné.
Il peut donc être tout à fait pertinent de rédiger un rapport d’étonnement après une période de présence dans l’entreprise comprise entre un et deux mois au maximum.
Pour quelles raisons réaliser un rapport d’étonnement ?
Il existe plusieurs raisons de rédiger un rapport d’étonnement.
- Il s’agit d’un document dont le but est de permettre d’apporter des améliorations à la manière dont peut fonctionner l’entreprise ou même le service dans lequel la personne est amenée à évoluer. Cela n’a de sens que si l’on prend en compte les remarques qui peuvent être émises.
- Il peut avoir pour conséquence de permettre une meilleure intégration au sein de la structure. De cette manière, et grâce à des remarques bien constructives, le nouveau membre de l’équipe démontre qu’il souhaite s’intégrer et s’inscrire réellement sur le long terme au sein de l’entreprise.
- Le fait de demander à un salarié son avis sur le fonctionnement de l’entreprise ou sur la manière dont celle-ci travaille est une forme de reconnaissance. Si on demande son avis à une personne cela montre que cet avis nous intéresse et donc que cette personne nous intéresse aussi.
De cette façon, il est clair que l’entreprise en mettant en place cet outil va permettre de mettre tout le monde à l’aise tout en permettant une amélioration des pratiques professionnelles au quotidien.
Un rapport d’étonnement pour encourager les nouveaux salariés à faire des propositions
Au-delà d’un simple constat des pratiques professionnelles ou de la manière dont est organisée l’entreprise ou l’administration le rapport d’étonnement doit permettre éventuellement au nouveau salarié de faire des propositions sur tel ou tel aspect de l’organisation.
En effet, un salarié doté d’une réelle expérience professionnelle va avoir la possibilité, au regard des manques ou dysfonctionnements constatés, de faire des propositions tout à fait réalistes et adaptées qu’il faudra sans doute prendre le plus au sérieux possible.
Il est tout à fait essentiel de rappeler dans les consignes du rapport d’étonnement qu’il est libre de rédiger ce qu’il souhaite et qu’il ne doit en aucun cas se censurer.
De quelle manière élaborer le rapport d’étonnement ?
Plusieurs parties peuvent figurer dans un rapport d’étonnement.
Elles sont toutes nécessaires et méritent qu’une réelle importance leur soit accordée pour que le rapport d’étonnement ait un réel sens et serve à quelque chose.
1. Le bilan de la procédure de recrutement
Si l’entreprise souhaite améliorer ses recrutements et la façon dont elle organise ceux-ci, il peut être tout à fait pertinent de faire une analyse dans le rapport d’étonnement.
De cette façon, le nouveau salarié pourra donner son avis sur la manière dont il a ressenti le recrutement et juger des délais qui ont été mis en place par l’entreprise.
2. Le bilan du processus d’intégration dans l’entreprise
Le rapport d’étonnement va également permettre de faire un point précis sur la procédure d’intégration du nouvel arrivant.
En effet, il s’agit ici de quelque chose de réellement important, car de la manière dont la nouvelle recrue va être recrutée on pourra tirer des conséquences sur la façon dont elle va être amenée à travailler dans les toutes premières semaines de son contrat.
De ce fait, si des erreurs ont été commises il est tout à fait pertinent de les relever et ainsi de ne pas les refaire lors d’un prochain recrutement ou lors d’une prochaine arrivée d’un salarié.
3. L’ambiance dans l’entreprise ou dans le service
L’ambiance dans le service ou dans l’entreprise en général peut également être l’objet d’un chapitre dans le rapport d’étonnement.
Ici encore, il est essentiel pour le dirigeant de la structure de connaître l’ambiance qui existe au sein de celle-ci.
Si une personne qui vient d’arriver a déjà le sentiment que le climat social n’est pas au beau fixe, il faudra probablement mettre en place un certain nombre de mesures afin d’améliorer celui-ci.
Plus précisément, il s’agira ici de savoir si la personne qui vient d’être recrutée dans l’entreprise ou dans le service est parfaitement bien à sa place et est heureuse de venir travailler tous les matins.
4. La relation avec son manager ou son supérieur hiérarchique
Même s’il est difficile de se prononcer rapidement sur une relation avec son supérieur hiérarchique, il n’en demeure pas moins qu’il va être possible de mettre un avis au moins sur la manière de fonctionner avec ce responsable.
En effet, dans le rapport d’étonnement, il sera toujours convenable de noter l’insuffisance du nombre de réunions, l’absence de retour sur le travail réalisé ou au contraire une excellente communication interne accompagnée d’une très bonne transversalité au sein de l’entreprise.
Il n’est en effet ici pas question de juger des savoirs-être ou du caractère de son responsable de service.
Si tel avait été le cas et il est fort à parier qu’il n’y aurait eu qu’un faible pourcentage de retour sur cette question.
5. Les retours sur le poste proprement dit
La question va être ici de faire un retour sur la manière dont est perçu le contenu du poste.
Ce poste correspond-il à ce qui avait été défini dans l’offre d’emploi ?
Les missions sont-elles vraiment celles qui avaient été envisagées lors de l’entretien de recrutement ?
Et plus généralement, ce poste correspond-il aux réelles attentes du nouveau salarié ?
En fonction des réponses qui pourront être données, il faudra être particulièrement vigilant lors de la rédaction de la prochaine offre d’emploi de manière à ce qu’il y ait un réel rapprochement entre l’offre et le poste.
Cela évitera tout malentendu et surtout cela permettra à la nouvelle personne recrutée de se sentir parfaitement bien dans ce poste et dans l’entreprise.
De quelle façon utiliser le rapport d’étonnement ?
Avant de répondre à la question de savoir de quelle façon utiliser le rapport d’étonnement, il est important de préciser que le salarié doit savoir au préalable à quoi sert ce rapport et quel en est l’objet.
C’est de cette manière uniquement qu’il pourra donner les réponses les plus précises qu’il soit.
Comme nous l’avons déjà précisé le rapport d’étonnement va avoir pour objectif d’améliorer les différentes pratiques de l’entreprise ou tout du moins de connaître les différents ressentis des salariés.
Même si, bien entendu, tout ne doit pas être pris au pied de la lettre, il faut tout de même écouter ce qui est dit et en tirer les conséquences.
Même si vous pensez que la personne a un avis qui ne correspond pas à la réalité, il est très important de lui en faire le retour et d’échanger avec elle de manière individuelle.
Si par exemple plusieurs employés dans leur rapport d’étonnement émettent des critiques sur la manière dont est réalisé l’accueil d’un nouvel arrivant, il conviendra sans doute de réfléchir à un processus d’amélioration.
De même, si une personne vous fait remonter que la procédure au cours de laquelle elle a été recrutée a été trop longue, vous vous devez absolument de réfléchir à une manière qui vous permettra de gagner en efficacité et ainsi de limiter le risque de perdre une candidature qui pourrait être d’une grande qualité.
Enfin, il paraît essentiel lorsque vous allez élaborer le document qui va permettre le rapport d’étonnement de laisser des questions ouvertes qui permettront aux salariés de s’exprimer assez librement.
Mais il faudra aussi inscrire un certain nombre de questions plus fermées pour lesquelles il suffira de cocher une case pour apporter sa réponse.
L’analyse de ses différentes questions fermées et ouvertes permettra ainsi à n’en pas douter d’améliorer largement le fonctionnement de l’entreprise.
Modèle de rapport d’étonnement
Nous allons vous présenter ci-dessous un exemple de rapport d’étonnement dont le rôle consiste à faire un premier bilan de l’arrivée d’un nouveau salarié dans l’entreprise.
Il est essentiel pour que celui-ci soit vraiment utile de bien guider les salariés pour remplir le document dont vous aurez un exemple ci-dessous.
Il ne faut pas hésiter non plus à organiser un rendez-vous qui va permettre de compléter les informations laissées par écrit.
Exemple
A télécharger :
rapport d’étonnement (DOCX) rapport d’étonnement (PDF)
Version texte :
Vous venez d’intégrer notre entreprise depuis trois mois. Dans ce cadre, nous vous demandons de remplir ce questionnaire qui compose le rapport d’étonnement. Réalisé par tous les nouveaux arrivants dans notre entreprise, cela nous permet d’améliorer les conditions d’accueil des nouveaux salariés mais cela nous invite aussi à interroger nos procédures de recrutement pour les rendre plus performantes.
Nous vous remercions d’être le plus complet dans vos réponses.
Rapport d’étonnement sur le poste d’assistante de direction du Directeur des Ressources Humaines
Merci de répondre aux différentes questions ci-dessous en suivant les éventuelles instructions que vous allez trouver. De la qualité et de l’exhaustivité de vos réponses dépendra l’amélioration de nos différents processus. Bien évidemment, vous pouvez aller au-delà des indications qui vous sont fournies pour orienter vos réponses.
De quelle manière avez-vous vécu la procédure de recrutement ?
Vous avez suivi un processus de recrutement qui s’est déroulé sur un mois. Merci de nous donner votre avis sur la longueur de ce déroulé. N’hésitez pas à compléter en précisant ce qui vous a convenu et de quelle manière globalement vous avez été reçue.
Avez-vous le sentiment que la procédure d’accueil du nouvel arrivant est efficace ?
Dans ce cadre, nous vous demandons de nous préciser si l’ensemble des salariés vous a été présenté. L’organigramme de l’entreprise vous a-t-il été fourni ? Est-ce que vous avez eu l’occasion de faire le tour de l’ensemble des locaux et bureaux de l’entreprise ?
Avez-vous pu bénéficier de la procédure d’accueil à la sécurité ?
Notre responsable de la sécurité au travail a mis en place un accueil du nouvel arrivant. Avez-vous bénéficié de cet accueil? Êtes-vous en capacité de situer l’ensemble des extincteurs, des défibrillateurs et des sorties de secours de tous les bâtiments et à tous les étages ?
Vous sentez-vous intégrée après trois mois de présence dans l’entreprise ?
Pensez-vous que l’ensemble des collaborateurs de la structure vous a mis dans les meilleures conditions pour réussir vos missions ? Vous arrive-t-il de boire le café ou d’aller manger en extérieur avec vos collègues de travail ?
Le style de management que vous rencontrez correspond-il à vos attentes ?
Il s’agit ici de nous informer sur la manière dont est organisé le travail dans votre service. Il ne s’agit, en revanche, en aucun cas d’émettre le moindre jugement sur le manager qui est chargé de vous encadrer et de suivre votre travail.
Le style managérial est-il en adéquation avec ce qui vous a été décrit lors de votre ou vos entretiens de recrutement ?
Le poste que vous occupez correspond-il à ce que vous vous étiez imaginé lorsque vous avez postulé ?
Merci de nous préciser ici si l’offre d’emploi que nous avons rédigée et sur laquelle vous avez postulé est en adéquation avec le poste occupé depuis quelques semaines. Si vous y voyez quelques différences, je vous invite à nous en faire part. De cette manière, nous serons en mesure de faire un point objectif sur ce sujet.
Que faudrait-il améliorer pour permettre une meilleure adaptation des nouveaux salariés ?
Même si nous avons une réelle envie que nos nouveaux salariés soient accueillis dans les meilleures conditions, il est possible que certains points ne soient pas gérés comme il le faudrait. Je vous remercie donc de bien vouloir nous faire des propositions et ce qu’elles soient en termes de matériel ou liées à la façon d’accueillir en général.
Avez-vous été assez accompagnées dans l’utilisations de nos logiciels internes et notamment la messagerie ?
Nous travaillons, comme vous avez pu le voir, sur des logiciels qui ne sont pas ceux du grand public. Même s’ils sont le plus conviviaux possible, il est possible que vous soyez en difficulté à certains moments. Merci donc de nous faire un petit bilan dont la Direction des systèmes informatiques et de la communication vous a accompagné dans la découverte de cet outil de travail.
Pensez-vous disposer du matériel nécessaire pour travailler dans des conditions optimales ?
Il s’agit ici, encore une fois, de nous faire part de votre ressenti sans jugement de valeur envers les personnes. Disposez-vous d’un ordinateur adapté et suffisamment puissant ? Le clavier la souris sont-ils d’une utilisation simple et surtout confortable ? Le siège de votre bureau vous permet-il d’avoir une assise de qualité et d’un confort suffisant pour travailler dans les meilleures conditions ?
