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Expert :Lorsque l’on est manager, on subit parfois une certaine pression sur les résultats.
Nous sommes très attendu sur la qualité du travail, et il peut arriver de ce fait que nous préférions réaliser certaines tâches nous-même plutôt que de les confier aux membres de notre équipe.
Cela n’est pas toujours la meilleure technique à adopter.
C’est pourquoi, il est essentiel de déléguer certaines tâches aux personnes de notre équipe ou, éventuellement aussi, à des prestataires extérieurs.
Pour quelles raisons est-il important de déléguer ?
Si tous les managers avaient conscience de l’importance de la délégation, il est fort possible que cette pratique managériale se développerait et que de ce fait, les équipes seraient bien plus efficaces qu’elles ne le sont la plupart du temps aujourd’hui.
Se dégager du temps
Le premier avantage de la délégation est pour le manager.
En effet, en confiant certaines missions à ses collaborateurs, le manager va avoir davantage de temps pour lui.
De fait, il pourra utiliser ce temps soit pour terminer ses journées plus tôt en fin de journée, ce qui est peut tout à fait être pertinent pour durer et rester efficace pendant de nombreuses années.
Mais, il pourra aussi utiliser ce temps avec des tâches qui auront une plus grande plus-value pour l’entreprise.
En effet, il ne faut jamais perdre de vue qu’un manager a souvent une rémunération supérieure à celle des membres de son équipe et que de ce fait, il ne doit pas faire les tâches qu’une personne moins rémunérée peut réaliser avec quelques explications ou de la formation.
Avec un peu de provocation, il est possible de dire que le manager est trop bien payé pour réaliser des missions que ses équipes peuvent réaliser.
Aussi, le temps qu’il va se dégager doit lui permettre de faire les missions pour lesquelles il est payé.
Réduire les coûts
De la même manière le manager en déléguant un certain nombre de tâches va pouvoir travailler pour réduire les coûts d’autres missions.
Il pourra dans ce cadre travailler sur des procédures organisationnelles plus efficaces.
De cette manière, il apportera la réelle plus-value que l’on attend d’un manager ou d’un responsable de service.
S’il passe son temps à exécuter des tâches qui peuvent être confiées à d’autres personnes (ce qui peut être rassurant pour lui), il ne jouera pas son rôle.
Faire monter les employés en compétences
De plus, le manager pourra davantage être présent pour les membres de son équipe et ainsi les aider à devenir toujours plus performants.
En fait, il fera dans cette hypothèse ce pour quoi il est payé.
Un manager sur le terrain va pouvoir bien montrer aux membres de son équipe les bons gestes à avoir ou les bonnes techniques à respecter pour être le plus efficace possible.
Il pourra les corriger au quotidien et ainsi, ils deviendront tous les jours un peu meilleurs.
De de fait, le manager aura de moins en moins besoin d’être présent et pourra ainsi se consacrer à de nouvelles missions en parallèle du gain d’autonomie de ses équipes.
C’est de cette manière que l’entreprise ou le service entrera dans un cercle vertueux dans lequel tout le monde progressera de manière progressive.
C’est vraiment en cela qu’une bonne politique de délégation a un réel sens.
Pourquoi a-t-on parfois peur de déléguer ?
Très souvent les managers ont peur de déléguer pour diverses raisons.
Nous en avons dénombré trois principales.
1. Nous sous-estimons nos collaborateurs
La première raison pour laquelle on craint parfois de déléguer, c’est que nous pensons que les membres de notre équipe ne sauront pas réaliser telle ou telle tâche.
Il arrive même comme le disent certains qu’ils iront plus vite en le faisant eux-mêmes : « je préfère le faire, car le temps que je leur explique, j’aurai aussi vite fait de le faire.
Ceci est très souvent une erreur, car les personnes savent souvent faire plus de choses que l’on ne croit.
De plus, si elles ne savent pas, elles espèrent juste que l’on leur montre de quelle manière il faut procéder.
Il est donc très important de ne pas infantiliser les équipes si l’on veut être efficaces.
2. Nous surestimons nos capacités personnelles
Parfois, nous ne souhaitons pas déléguer, car nous pensons être des personnes de très grande qualité, qui savons tout faire et surtout de très belle manière.
Ne nous y trompons pas, ce n’est pas parce que nous sommes manager ou responsable de service que nous savons mieux faire les choses que les autres et ce même si nous les avons réalisées pendant de longues années.
Un manager possède des qualités d’organisation, d’encadrement mais n’est pas forcément celui qui a la meilleure technicité, même s’il lui est déjà arrivé de faire les choses qu’il demande à son équipe.
3. Nous avons peur de perdre du pouvoir
Certains managers ne veulent pas déléguer certaines missions, car de cette manière ils demeurent les seuls à avoir la connaissance, à avoir la technicité.
De cette manière, ils pensent qu’ils auront toujours le pouvoir et que de cette manière ils seront toujours indispensables.
Un bon manager n’a pas besoin d’agir de la sorte.
Il peut en effet se rendre indispensable comme en continuant de mettre en place de nouvelles améliorations ; il peut aussi tout à fait proposer de nouveaux produits ou de nouveaux services, et ainsi il rendra vraiment un grand service à son entreprise.
En tout cas, il rendra plus service qu’en réalisant des tâches pour lesquelles il n’est pas payé.
Comment bien déléguer, quel est le processus ?
Le fait de déléguer ne veut en aucun dire que l’on abandonne une tâche ou une mission.
Cela veut juste dire que l’on va la traiter d’une manière totalement différente.
Mais quoi qu’il en soit, le manager, lorsqu’il délègue, doit toujours s’assurer de la bonne exécution.
Les personnes auxquelles déléguer
Pour déléguer cela va sans le dire mais cela va aussi mieux en le disant, il convient d’avoir une équipe.
Il est de plus nécessaire d’avoir un lien hiérarchique vis-à-vis de cette équipe, car si tel n’est pas le cas, cela sera totalement impossible de pouvoir déléguer et surtout suivre les différentes tâches de manière efficace.
Pour pouvoir déléguer une tâche, il convient de le faire à une personne qui sera en mesure de la réaliser.
La délégation ne peut se faire qu’à une personne qui est suffisamment formée pour réussir sans se mettre en difficulté.
Le but de la délégation est, entre autres, de valoriser les personnes et non de les mettre en difficulté.
Plus les personnels des équipes seront formés, plus on leur expliquera de quelle manière réaliser telle ou telle tâche, et plus, bien évidemment, il sera facile de déléguer. Il est donc essentiel de trouver le plus grand nombre de personnes auxquelles faire confiance dans l’entreprise.
L’organisation de la délégation
La délégation ne doit surtout pas se faire de n’importe quelle manière.
Une bonne délégation est une délégation qui est organisée.
Pour ce faire, il est d’ailleurs essentiel d’écrire un maximum de procédures, ce qui permettra de rassurer le plus de personnes possibles.
Qu’il s’agisse de celui qui délègue la tâche ou de celui ou celle à qui on va la déléguer.
Il est important dans un processus de délégation d’écrire l’ensemble des étapes qu’il va falloir réaliser pour réussir la fabrication du produit ou la réalisation du service.
Plus la description sera précise et détaillée et plus il sera facile de réaliser ce qui est demandé.
De la même manière, une importante précision permettra de rassurer tout le monde.
Lors des deux ou trois premières délégations, il demeure tout à fait possible de rester à côté de la personne pour la guider mais aussi pour s’assurer que tout se passe pour le mieux.
Au fur et à mesure, l’attention du délégant pourra se relâcher.
Après quelques semaines, il est pertinent de revenir voir de quelle manière se passe le travail ce qui correspond finalement à une supervision.
Si tout est parfait, il conviendra de le dire à l’employé qui sera parfaitement rassuré. Mais, il sera aussi possible de procéder à quelques petits réajustements si cela s’avère nécessaire.
La délégation des tâches mais pas des responsabilités
Le fait de déléguer une tâche, ne veut en aucun cas dire que l’on se désintéresse de celle-ci.
En effet, la mission qui est déléguée reste toujours sous la responsabilité de celui qui la délègue.
C’est pour cela qu’il doit absolument toujours s’y intéresser.
Le fait de déléguer ne veut pas dire que l’on se débarrasse.
Il est important de préciser que si quelque chose ne se passe pas bien, la responsabilité continuera de peser sur celui qui a délégué.
C’est de toute manière toujours le cas pour un manager, d’où l’intérêt d’organiser les choses de la meilleure manière possible avec sérieux et professionnalisme.
