manager et équipe

9 outils et méthodes pour mieux manager au quotidien

Les managers sont toujours à la recherche des meilleurs outils pour améliorer leurs pratiques au quotidien.

Et ils ont bien raison !

Il est en effet important, au-delà des comportements d’avoir les meilleurs outils possibles pour travailler de la manière la plus efficace possible avec leurs collaborateurs.

Passons les plus importants en revue.

1) La fixation d’objectifs SMART

La meilleure manière pour travailler est de savoir où l’on souhaite aller.

Aussi, il est essentiel pour améliorer les résultats d’un collaborateur quel qu’il soit, de lui fixer des objectifs les plus précis possibles.

On parle dans ce cadre d’objectifs SMART (simple, mesurable, atteignable, réalisable et borné dans le temps).

A titre d’exemple :

Vous pouvez voir que l’objectif de réussir son année ne veut rien dire. Alors que de se fixer de développer son chiffre d’affaires de 10 % pour le 31 décembre est un objectif qui est précis, mesurable et surtout, il est borné dans le temps. De cette manière, il va être très facile de savoir si cet objectif a été atteint, s’il ne l’a pas été ou s’il ne l’a été que de façon partielle.

2) Le rapport d’étonnement

Le rapport d’étonnement a pour rôle, quant à lui, de permettre à un nouvel arrivant dans une équipe de rencontrer son manager pour échanger sur ses toutes premières impressions.

Dans ce cadre, le nouvel arrivant aura la possibilité de s’exprimer son ressenti sur l’organisation du travail, sur les conditions de travail mais aussi sur la manière dont être réalisé le management de proximité mais aussi le management stratégique.

Il existe des grilles qui permettent de poser les bonnes questions comme cela peut tout à fait être le cas lors des procédures de recrutement.

Cliquez sur ce lien pour consulter mon article sur le rapport d’étonnement. Un exemple à télécharger y est notamment inclu.

Idéalement un rapport d’étonnement après le premier mois peut précéder une autre rencontre après 6 mois de présence dans la structure qu’elle soit privée ou publique.

3) Les logiciels de calendrier partagé

L’organisation de réunions collectives ou d’entretiens est très fréquente dans le monde du travail aujourd’hui.

Il est donc essentiel de simplifier le travail d’organisation de ces diverses rencontres.

Plutôt que de se téléphoner pour organiser une rencontre, il est bien plus préférable d’utiliser un logiciel de calendrier partagé.

Sur celui-ci chacun pourra fixer une date de rendez-vous et le ou les autres participants n’auront plus qu’à valider (ou pas) leur présence.

Il est aussi possible de paramétrer que la personne qui invite reçoive un courriel à chaque fois que l’un des invités accepte le rendez-vous.

Les suites les plus connues comme Google ou Apple sont des produits très pratiques et très simples d’utilisation.

google agenda
Google Agenda

4) Les espaces de travail partagé

Ces mêmes entreprises et beaucoup d’autres permettent aussi de développer le travail collaboratif.

Il suffit pour cela de positionner le document (texte ou tableau notamment) dans un espace de stockage.

Chacun des participants pourra modifier en fonction de ses droits les documents.

Cela permet de travailler à distance de manière très coopérative sans avoir besoin d’imprimer le document à chaque fois pour le donner à son responsable ou au membre de son équipe.

5) L’écoute active

Nous sommes ici davantage dans les savoirs-être même si l’écoute active est une vraie technique.

Elle consiste à avoir beaucoup d’attention pour les personnes avec lesquelles on est amené à échanger et surtout à rebondir sur ce qu’elles ont pu nous dire.

Il s’agit en fait d’instaurer un réel dialogue et surtout de ne pas faire semblant d‘écouter.

Comme son nom l’évoque, elle doit être l’occasion d’un réel échange même si souvent l’écoute active est présente lorsque la personne a des choses à dire à son manager.

6) L’entretien annuel

L’entretien annuel est vraiment un outil essentiel dans le cadre d’un management réussi et abouti.

Il a pour objet de permettre chaque année (rien n’empêche de réaliser deux entretiens chaque année) d’avoir un réel moment privilégié avec son manager.

En général, ce genre d’entretien bien préparé à l’avance peut durer entre 2 et 3 heures.

Il sera l’occasion d’échanger sur tout ce qui s’est passé au cours de l’année écoulée et de faire le point sur le positif mais aussi sur l’ensemble des points qu’il convient encore d’améliorer.

entretien individuel

Mais l’entretien annuel sera aussi et surtout l’occasion de parler de l’année à venir.

C’est ici que pourront intervenir les différents objectifs SMART.

Cela permettra notamment de les négocier avec la personne pour que l’on ait la certitude de l’adhésion du salarié à ceux-ci.

L’entretien annuel sera aussi l’occasion de faire le point sur la réalisation ou non des objectifs qui avaient été fixés l’année précédente lors de l’entretien annuel.

Si les objectifs n’ont pas été atteints, il conviendra d’en déterminer les raisons et ainsi de chercher à mettre en place des mesures correctives en termes de moyens ou de formation par exemple.

L’entretien annuel est aussi le moment de discuter sur les besoins en formation.

Le salarié peut faire part de ses souhaits de formation et le manager peut aussi faire part au membre de son équipe du fait qu’il va devoir se former sur tel ou tel outil ou sur telle ou telle technique.

7) Le feed-back

Avec le feed-back, nous sommes en présence d’une technique de management qui doit être très régulière à l’issue de chaque dossier.

Il s’agit en fait de faire un retour au membre de l’équipe sur le résultat de son travail.

entretien feedback

Bien évidemment, il n’est pas nécessaire de réaliser un retour chaque jour car cela serait trop exagéré et cela n’apparaîtrait pas comme quelque chose de très sincère.

Mais néanmoins il s’agit d’une pratique, si elle est utilisée avec équilibre, qui a un réel rôle à jouer dans le management quotidien d’une équipe.

A lire sur ce thème : Comment faire un bon feedback (positif ou négatif) au travail (avec exemples)

8) Les réunions d’équipe

De la même manière que les retours sur le travail réalisé, les réunions d’équipe sont particulièrement utiles pour créer de la cohésion entre les différents membres de celle-ci.

Un juste équilibre doit aussi ici être trouvé car le fait d’avoir trop de réunions en ferait perdre son utilité.

Ainsi, il peut être pertinent d’organiser une réunion d’équipe une fois par semaine ou tous les 15 jours.

De cette manière, il sera à la fois possible de faire le point sur ce qui vient de se passer mais cela permettra aussi de se projeter sur l’avenir et sur le travail et les différentes actions à mener.

Pour que ces réunions soient efficaces, il est bien évidemment indispensable que chacun des membres de celles-ci aient la possibilité de s’exprimer le plus possible dans un réel climat de confiance.

9) Le travail en mode projet

Enfin, le fait de travailler en mode projet est un outil qui permet de très largement améliorer le management dans une équipe.

Cela permet à chacun de se retrouver tour à tout « chef de projet » et ainsi de trouver un réel sens au travail.

Il sera toujours mieux pour une personne de gérer un projet en l’organisant de A à Z, en impulsant un mouvement et en prenant de réelles responsabilités plutôt qu’en faisant juste de l’exécution de tâches de base.

Pour ce faire, il est absolument essentiel que le manager fasse confiance aux membres de son équipe et qu’il puisse accepter de déléguer certaines missions, tout en étant présent auprès des équipes si celles-ci rencontrent des difficultés sur certains aspects du projet qui leur a été confié.

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