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Expert :Vous êtes un bon manager et vous souhaitez laisser vos collaborateurs prendre un maximum d’initiatives au quotidien.
De cette manière, ils pourront parfaitement bien s’épanouir dans leurs missions et gagner en autonomie de manière progressive.
L’entreprise ou l’administration a vraiment tout à y gagner.
Voici quelques trucs pour favoriser cette prise d’initiative.
1. Mettre en place un climat favorable à la prise d’initiatives
Lorsque l’on veut favoriser la prise d’initiative chez ses collaborateurs, la première chose qu’il convient de mettre en place, c’est un climat qui favorise cette prise d’initiative.
Il peut s’agir par exemple, dès la prise de fonction de bien préciser qu’il est demandé aux salariés d’être actifs dans le fonctionnement.
De plus, la mise en place d’une ambiance sereine dans le travail permettra beaucoup plus facilement aux membres de l’équipe d’oser proposer des choses sans avoir peur d’être jugés.
Un climat de tolérance et de bienveillance va forcément permettre à chacun d’oser proposer quelque chose : il peut s’agir d’une toute petite mesure dans un premier temps ou même de quelque chose de beaucoup plus stratégique.
Peu importe, charge au manager dans un second temps d’accepter ou non l’idée et surtout d’expliquer les motifs de sa réponse, notamment si elle est négative.
2. Demander de réaliser un dossier de la manière qu’ils souhaitent
Une autre manière de favoriser la prise d’initiative consiste à demander à un membre de son équipe de gérer un dossier de la manière qu’il le souhaite :
« Je voudrai que vous mettiez en place une procédure pour le nouvel arrivant »
« Merci de préparer le chantier de la manière qui vous convient ».
Ici, il n’y a aucune consigne mais juste le souhait d’arriver à un résultat bien précis.
3. Demander à un collaborateur de nous remplacer en réunion
Dans ce cadre, cela consiste à demander à un membre de son équipe à prendre la parole à votre place lors d’une réunion.
Il est possible dans cette hypothèse de donner des consignes générales, mais en laissant le collaborateur agir à sa guise en fonction de sa personnalité et des informations en qui sont en sa possession.
4. Laisser la liberté dans la manière de présenter un dossier
Il s’agit ici de laisser le collaborateur présenter un dossier comme il le souhaite :
« Merci de me préparer des pochettes pour la prochaine réunion ; je vous laisse une totale liberté ».
Cela permet au salarié de prendre des initiatives sur quelque chose qui n’est pas forcément très stratégique pour l’entreprise mais qui fera toujours plaisir.
5. Demander au collaborateur de proposer une innovation
Sur ce point, l’innovation peut se situer dans un très grand nombre de domaines.
Il peut s’agir par exemple de demander à un commis de cuisine de créer une nouvelle entrée ou un nouveau dessert.
Mais il peut aussi s’agir d’un agent de communication que l’on laisse créer un nouveau support ou d’un agent administratif qui va mettre en place une nouvelle procédure dans le cadre de l’organisation du travail.
Laisser les salariés innover est d’autant plus important que, souvent, ils connaissent parfaitement bien le métier et vont avoir les bonnes idées.
6. Laisser l’employé trouver la solution lorsqu’il est en difficulté
Pour favoriser la prise d’initiative d’un membre de l’équipe, il est pertinent de le laisser trouver la solution à son problème lorsqu’il se retrouve en difficulté.
Si on lui apporte la solution trop rapidement, il ne prendra aucune initiative pour essayer de s’en sortir.
De ce fait, il ne sera jamais autonome.
7. Prendre des initiatives dans l’organisation du service
Il est très pertinent de laisser les membres de l’équipe proposer des solutions, des mesures pour organiser pour le mieux le travail au sein du service.
En tant que manager, il est possible de laisser un accès libre et total de son agenda aux membres de son équipe.
Ainsi, ils pourront à leur propre initiative inscrire un rendez-vous avec vous ou programmer une réunion d’équipe à laquelle vous devrez, ou non, participer.
Il peut aussi être possible aux collaborateurs de s’entendre entre eux pour modifier telle ou telle procédure ou telle ou telle manière de fonctionner.
Il ne vous restera plus qu’à valider les idées proposées.
8. Mettre en place un droit à l’erreur
La prise d’initiative sera d’autant plus importante que les membres de l’équipe auront le droit à l’erreur.
En effet, lorsqu’un manager cherche à développer la prise d’initiative chez les membres de son équipe, il doit totalement accepter que ceux-ci commettent des erreurs.
Si une erreur est moquée ou sanctionnée, il est bien évident que plus personne n’osera prendre une quelconque initiative.
Il convient donc très clair sur ce point dès le départ mais aussi de le rappeler de manière très régulière, notamment dans les réunions d’équipe.
9. Favoriser la confiance en soi chez les collaborateurs
La confiance est absolument indispensable dans une équipe pour fonctionner de manière la plus optimale possible.
Aussi, si vous souhaitez que les membres de l’équipe que vous gérez puissent prendre des initiatives dans le cadre de leur travail, vous allez devoir leur montrer que vous leur faites confiance.
En effet, pour prendre des initiatives ou pour proposer de nouvelles choses, il est absolument nécessaire d’être en confiance.
Si tel n’est pas le cas, les employés seront toujours sur leurs gardes et de ce fait, ils se contenteront de faire le minimum et rien que le minimum.
Aucune prise de risque pour ne pas se mettre en danger.
La confiance s’accorde en le disant haut et fort, mais aussi en laissant les collaborateurs prendre des initiatives et éventuellement commettre des erreurs.
10. Bien faire comprendre les enjeux de l’entreprise
Les employés pourront d’autant plus prendre des initiatives qu’ils sauront quelle direction prend l’entreprise ou l’administration.
Il sera par exemple pertinent de prendre des initiatives d’économie si l’on sait que des difficultés apparaissent.
De la même manière, il sera toujours temps de prendre des initiatives dans une décoration de bureau si l’on sait qu’une réelle volonté de changement existe.
Difficile en revanche de faire quoi que ce soit si tout est gardé secret au niveau de la direction. Il est donc vraiment essentiel de faire preuve de la plus grande transparence possible pour être certain de mettre en place un climat suffisant à la prise d’initiative.
11. Favoriser la formation des collaborateurs
Des collaborateurs formés de manière régulière vont tout à fait être en mesure de prendre des initiatives dans leur travail.
En effet, en s’ouvrant à de nouvelles techniques ou à de nouveaux horizons, il sera toujours plus simple d’avoir des choses à proposer à son manager.
De plus, lorsque l’on part en formation, on est le plus souvent amené à rencontrer des personnes qui effectuent un travail similaire au nôtre. De cette manière, il va être possible de s’inspirer de ce qui se fait ailleurs, dans les autres entreprises ou dans les autres administrations et ainsi de prendre l’initiative de faire la même chose ou tout du moins de proposer de faire des choses semblables.
Un bon manager doit donc toujours encourager les membres de son équipe à aller en formation. Il est essentiel de toujours voir cela comme un investissement à moyen ou long terme, plutôt que comme un ou deux jours de perdus à plus court terme.
