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Comment décliner (poliment) une réunion par mail (3 exemples)

Il peut arriver que dans le secteur professionnel, il ne soit pas possible d’assister à une réunion organisée par une autre personne.

Il est toujours essentiel de s’excuser pour montrer de l’intérêt à la personne et à son travail.

Nous allons voir comment faire ça par email dans le détail.

Comment s’excuser de ne pas venir à une réunion ?

Lorsque vous allez présenter vos excuses, il est nécessaire d’apporter des précisions afin que la personne à qui vous vous adressez puisse éventuellement modifier la date de sa réunion, si cela est possible.

1) Présenter ses excuses bien en amont

La première chose qu’il faut faire, c’est de ne pas prévenir de son absence au dernier moment.

En effet, cela n’est pas très respectueux envers la personne qui organise la réunion.

De plus, en étant prévenu assez en amont, l’organisateur pourra peut-être proposer une nouvelle date de rencontre si votre présence est considérée comme importante.

Il n’est pas toujours simple d’organiser des rencontres, aussi facilitez le travail de votre collègue comme vous aimeriez que le vôtre soit simplifié.

2) Préciser que la réunion présente tout de même un intérêt

Dans votre mail, je vous invite à mentionner que vous êtes sincèrement désolé et que cette réunion vous aurait vraiment intéressé.

Vous pouvez même expliquer pour quelle raison, précisément, vous êtes au regret de ne pas répondre favorablement à l’invitation.

De cette manière, vous montrerez que vous êtes réellement sincère lorsque vous dites que vous regrettez de ne pas pouvoir être présent.

En fonction de la situation, vous pouvez même demander s’il est possible de changer la date de la réunion pour vous permettre d’être présent à celle-ci.

Bien évidemment, cela dépendra du positionnement hiérarchique qui est le vôtre…

3) Demander le compte rendu de réunion

Afin de montrer votre intérêt, vous devez également demander à la personne qui est en charge de l’organisation de la réunion de vous faire parvenir le compte rendu de celle-ci.

Ce compte rendu vous permettra de ne pas être perdu, dans l’hypothèse qu’une autre rencontre était organisée dans un second temps.

De plus, cela permettra de montrer que vous ne déclinez pas l’invitation faute d’intérêt pour le sujet abordé, mais au contraire que vous êtes réellement intéressé.

4) Personnalisez votre email

Ne vous contentez pas d’envoyer un message basique sans aucune personnalisation.

Je vous invite à bien citer la date et l’objet de la réunion.

Ne vous contentez pas d’une formule comme : “Je suis au regret de ne pas pouvoir assister à la réunion que vous organisez”.

Exemples de mail pour décliner une réunion

Je vous propose maintenant 3 exemples de mail pour décliner une réunion dont vous pourrez vous inspirer si vous le souhaitez.

Exemple 1 : Décliner une réunion pour cause de travail à terminer

Madame, Monsieur

Je me permets de vous faire parvenir ce message pour vous informer qu’il ne me sera pas possible d’assister à la réunion sur l’organisation du temps de travail qui est prévue lundi à 9 heures.

En effet, j’ai un dossier en retard que je dois absolument remettre au directeur avant lundi midi. Je suis bien conscient que nous avons tous beaucoup de travail, mais l’organisation de mon service ne m’a pas permis de terminer plus tôt. Si cela est possible, je serai très heureux de pouvoir recevoir le compte rendu de la réunion. De cette manière, je pourrai être opérationnel pour la suite qui sera donnée à ce projet.

Je vous remercie pour votre compréhension et vous prie une nouvelle fois de bien vouloir m’excuser.

Exemple 2 : Décliner une réunion et envoyer quelqu’un à sa place

Madame la Directrice,

Je vous prie de bien vouloir noter qu’il ne me sera pas possible d’assister à la réunion sur la préparation budgétaire que vous organisez mardi à 14 heures. En effet, un engagement professionnel va m’empêcher d’être parmi vous ce jour-là.

Je sais que le sujet est essentiel, aussi, si vous êtes d’accord, je vous propose d’envoyer mon adjoint à ma place. J’ai une totale confiance en lui et je sais qu’un retour complet me sera fait.

Je vous remercie cependant de bien vouloir me faire envoyer le compte rendu avec les prises de décision.

Merci pour votre compréhension, j’attends votre retour au sujet de ma proposition de remplacement.

Exemple 3 : Demander de reporter une réunion pour pouvoir y participer

Cher André,

Je viens de voir que tu as organisé une réunion sur les travaux engagés à la médiathèque ce mercredi à 14 heures. Il ne me sera pas possible d’être présent, car j’ai déjà un engagement sur une autre réunion. Aussi, j’aimerais savoir s’il serait possible de décaler ta réunion à 16 heures. De cette manière, je pourrais être présent et ainsi bénéficier des informations essentielles sur ce dossier.

Je te remercie pour ta compréhension et suis en attente de ton retour au sujet de ma proposition.

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