emails annulation entretien

3 emails d’annulation d’entretien (guide + modèles)

Obtenir un entretien d’embauche est une véritable aubaine. Et l’annuler est la dernière chose qu’on voudrait faire. Hélas, l’on ne peut pas prédire le futur ni empêcher certains événements de se produire.

Mais il faut savoir que l’annulation d’un entretien n’est pas la pire chose qui soit. Les recruteurs sont des humains comme vous et moi. Ils peuvent tout à fait comprendre, à condition de vous y prendre à l’avance et de bien leur expliquer votre situation.

Pourquoi annuler un entretien d’embauche ?

Avant tout, il convient de noter que s’il existe la moindre possibilité pour que vous puissiez vous rendre à l’entretien, allez-y.

Seules les situations face auxquelles vous êtes vraiment impuissant sont acceptables.

Voici quelques motifs « excusables » :

  • Obtention d’un poste dans une autre entreprise
  • Maladie/accident
  • Vol/train annulé ou retardé

Lorsque vous écrivez le mail d’annulation, vous n’avez pas besoin d’expliquer longuement votre motif.

Vous n’écrivez pas votre email pour vous justifier, mais pour informer les personnes en charge du recrutement pour qu’elles puissent modifier leur planning.

Prévenir le plus tôt possible

Dès que vous avez confirmation qu’il sera impossible pour vous de vous rendre à un entretien, il faut que vous préveniez tout de suite le responsable.

D’un côté, cela montre votre respect et politesse envers les recruteurs.

D’un autre, si vous pensez à reporter l’entretien, le choix le plus judicieux est de prévenir au plus tôt la personne chargée du recrutement.

Enfin, cela permet de maintenir une bonne image professionnelle de vous-même. Vous ne serez pas banni de leur entreprise si vous postulez une nouvelle fois chez eux dans le futur.

Ne pas vous montrer le jour de l’entrevue sans aucune notification de votre part peut nuire à votre image et vous donner une mauvaise réputation qui pourrait vous suivre…

Dans tous les cas, sachez bien que les recruteurs ne seront pas fâchés contre vous si vous les prévenez en avance, car ils auront largement le temps de réorganiser leur emploi du temps.

Structure de l’email

L’email doit être bref et courtois.

Pas la peine de faire une longue lettre. Quelques lignes suffisent.

Voici comment procéder :

  • Présentez vos excuses
  • Expliquez la raison de votre annulation
  • Salutations

Exemple :

Objet : Annulation d’entretien d’embauche – Louis Carrière

Monsieur Borello,

C’est à mon grand regret que je vous informe que je suis contraint d’annuler mon entretien d’embauche pour le poste d’administrateur réseau prévu le 15/03/20XX à 10h.

En effet, je ne pourrais m’y rendre car je viens d’accepter une autre proposition.

Je vous souhaite sincèrement de trouver le candidat idéal pour cette position.

Veuillez recevoir Monsieur mes cordiales salutations,

Louis Carrière

Annulation de dernière minute

Comme dit plus haut, plus vous prévenez en avance, mieux c’est.

Vous pourriez alors vous dire que c’est très mal parti si vous avez un imprévu à la dernière minute.

C’est peut-être vrai, mais détendez-vous.

Certes, votre cas est délicat si vous prévenez tardivement, car les recruteurs pourraient tout de suite se dire que vous n’avez aucune considération pour le temps qu’ils vous consacrent.

Mais gardez toujours en tête que les responsables de recrutement sont des êtres humains.

Ils seront cléments envers vous lorsque vous leur expliquerez bien la situation et montrez à quel point vous êtes sincèrement désolé et qu’il n’était pas tout dans votre intention de leur manquer de respect.

Dans cette situation, vous allez devoir redoubler d’efforts.

Pour plaider votre cas, appelez d’abord la personne responsable du recrutement et ensuite envoyez un email de confirmation de l’annulation de l’entretien.

Exemple :

Objet: Annulation d’entretien – David Lacroix

Madame Ledellec

Comme je viens de vous le dire par téléphone, je vous confirme que je ne pourrais malheureusement pas me rendre à l’entretien d’embauche pour le poste d’assistant comptable qui devait avoir lieu ce 11/09/20XX à 14h.

Je m’excuse encore pour le désagrément causé, mais je suis dans l’obligation d’annuler car j’ai raté mon train pour Paris à cause d’un accident de la route à Reims.

Je vous prie d’agréer, Madame, mes respectueuses salutations,

David Lacroix

Re-programmer l’entretien

Il est tout à fait possible d’annuler le rendez-vous à la date initiale de l’entretien d’embauche et de demander par la suite de le reporter.

Le mieux est de toujours prévenir à l’avance pour être sûr que vous allez obtenir un nouveau rendez-vous.

Si vous n’avez pas pu, il faudrait que vous fournissiez une raison bien valable pour que la personne en charge vous accorde une nouvelle date.

Dans votre email, soyez proactif et proposez 2 ou 3 dates et horaires.

Ca évitera des allers-retours d’emails avec votre interlocuteur.

Structure de l’email

  • Présentez vos excuses
  • Réitérez votre intérêt pour le poste
  • Proposez des dates alternatives
  • Salutations

Exemple

Objet: Demande de report de date pour l’entretien d’embauche – Aline Dubois

Monsieur Chandelier,

Suite à une empêchement, je suis dans le regret de vous informer que je ne pourrais pas me rendre à l’entretien d’embauche prévu le 13/05/20XX à 11h. J’en suis vraiment désolé.

Mais sachez que je suis toujours vivement intéressé par le poste et que j’attends avec impatience d’échanger avec vous sur le profil recherché.

Je vous propose de changer notre rendez-vous et de nous rencontrer plutôt à l’une de ces dates si l’une d’entre elles peut vous convenir :

  • Le 12/05/20XX à 10h
  • Le 12/05/20XX à 17h
  • Le 14/05/20XX à 11h

Dans l’attente de votre réponse, je vous prie de bien vouloir recevoir mes respectueuses salutations.

Aline Dubois

 

Quelle que soit votre situation, vous devez contacter le responsable si vous ne pouvez pas vous rendre à un entretien d’embauche. Devoir annuler n’est pas la fin du monde non plus alors ne paniquez pas et soyez toujours respectueux et poli envers votre interlocuteur.

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